סדר פסח במערכת Monday
- Monika Lev-Cohen
- 9 באפר׳
- זמן קריאה 2 דקות
מצמצמים לוחות וסביבות עבודה להגברת יעילות ומניעת שחיקה
דמיינו לכם מקום עבודה ששוכן בבניין קומות, לא מדובר בחברת ענק.
כל עובד השתלט על קומה שלמה ומיקם את הציוד שלו במס' חדרים.
סדר יום של עובד בחברה כולל ריצות בין הקומות והחדרים כדי לתקשר עם מי העובדים האחרים,בכל קומה חלק מהחדרים נעולים ואת המפתח נותנים למורשים בלבד וחלק פתוחים לכלל העובדים.
נשמע מתיש, לא?
ככה נראית מערכת Monday אצל רב המשתמשים הלא מנוסים.
כל עובד פותח Workspace ולוחות כאוות נפשו ומזמין אנשים להצטרף, נוצר בליל של לוחות עבודה שיוצר כפילויות וקושי לעקוב אחר ביצוע המשימות ולמנהלים לעקוב אחר מדדי ביצוע.
אנשי קשר של הארגון/חברה מפוזרים על פני לוחות שונים כאשר אחד לא יודע על קיומו של השני וניהול קשרי לקוחות לוקה בחסר.
בדומה לתהליך של הקמת בניין נדרשת גם במאנדיי עבודת ארכיקטורה והתאמה לצרכים הארגוניים.
כמו שנדרש אישור להוספת חדר בבניין גם במאנדיי חשוב לקבוע נהלים ארגוניים כדי לא לאבד מידע וכדי לא להעמיס.
ניהול תהליכים עסקיים וקשרי לקוחות/תורמים/מוטבים:
לוח אחד מנהל את כל אני הקשר עם חיבור לחשבונות שלהם (החברות/ארגונים).
בלוח אנשי הקשר יש מבט 360 מעלות על כלל ההקשרים של איש הקשר בתהליכים השונים.
הלוח מחובר לכל התהליכים העסקיים/ארגוניים:
מכירה/גיוס משאבים/ הרשמה לפעילות
פרוייקטים/תכניות/אירועים
גבייה
תשלומים
משובים
ניהול פרוייקטים
יש גישות שונות - Waterfall, Agile
בגישה המסורתית לכל מנהל פרוייקט יש לוח משלו ויש לוח פורטפוליו שמרכז את כלל הפרוייקטים.
כאשר יש צוותים שנדרשים לכמה פרוייקטים הם נאלצים לנוע מלוח ללוח או לבדוק את המשימות שלהם מ My Work
בגישה המסורתית כאשר משימות תקועות בפרוייקט האחראים להם במצב המתנה, בעוד שבגישה האג'ילית הם יכולים לעבוד במקביל לנוע על פני משימות אחרות מקבילות מפרויקטים אחרים.
בסופו של דבר עובדים צריכים למלא משימה ופחות קריטי מבחינתם לאיזו פרוייקט היא משוייכת.
אני אוהבת את הגישה האג'ילית, בגישה הזו ננהל את כל הפרוייקטים על לוח אחד ולצדו לוח משימות.
כל הצוות והמנהלים נמצאים בלוח אחד וניתן להפיק תובנות שונות ולבצע פילטורים מגווניםץ
כל אחד מהלוחות מפולטר באופן כזה שכל עובד רואה את המשימות שלו ולמנהל יכולת הסתכלות על כל פרוייקט ופרוייקט ועל לוח העל של הפרוייקטים.
הפרוייקטים מתחברים לתכנית העבודה המאפשרת בקרת תכנון מול ביצוע.
לוח המשימות הארגוני מגיע עם תצוגות מגוונות ( פילטרים):
א. המשימות שלי/ משימות שהקצאתי לאחרים
ב.משימות לפי פרוייקט
ג. משימות לפי דדליין/ תעדוף
לסיום, אחרי שהשכנענו לעשות סדר פסח במערכת נשאף לבצע את הפעולות הבאות:
לצמצם WORKSPACE ככל האפשר
לאחד את כל הלוחות שמנהלים אנשי קשר וחשבונות ללוחות מרכזיים שאוספים מידע מכולם
לצמצם את כל לוחות המשימות ללוח אחד ארגוני מחובר ללוח הפרוייקטים ולתכנית העבודה
אז איך מוחקים וורספייס מיותר? הסבר בסרטון הבא
Comentarios